Kuidas jõuda parimate meetoditeni finantsjuhtimises?

Hammeri sõnul on näiteks raamatupidamise protsesside tõhustamiseks piisavalt võimalusi. See annab häid tulemusi nii ettevõtte kui ka isiklikul tasemel – üks rahvusvaheline uuring näitas, et parimaid meetodeid rakendavates finantsosakondades makstakse töötajatele 25% suuremat palka, aga sellegipoolest on nende tegevuskulud 36% väiksemad.

Paljuski nõuab parimate meetodite rakendamine lihtsamate protsesside automatiseerimist. Hammer viitas uuringule, milles osalenud finantsistid pidasid automatiseerimise takistuseks järgmisi tegureid (nimetanute arvu järjekorras): ajapuudus, oskused, liiga kallis, suutmatus mõtteviisi muuta, liiga keerulised protsessid.

Hammer tõi välja neli valdkonda, kus finantsosakonna tõhusust kõige rohkem parandada saab.

Finantsosakonna üldine töökorraldus

Kõige tõhusamate finantsosakondadega ettevõtteid iseloomustab:

- nad sulgevad kuu vähem kui viie päevaga (vt Hele Hammeri artiklit infolehe eelmisest numbrist);

- sularahaga ei arvelda;

- finantsosakonna kulu on alla 1% käibest;

- paar korda aastas tehakse tiimiväljasõite – õppimise eesmärgil, mitte lõbuks.

Müügiarvete protsess

- saadetakse e-arveid;

Hammeri sõnul saavad inimesed hästi aru e-arvete saamise kasust, sest see lihtsustab ja kiirendab nende tööd. Seevastu e-arvete saatmise kasu selgitada on raskem, sest kasu on kaudsem. Kuid kasu on olemas, toonitas Hammer. Selleks on kiirus ja turvalisus – e-arve jõuab kiiremini kohale ega lähe kaduma, nagu e-postiga saadetud arvetega vahel juhtub või saaja seda väidab. Seega saavad e-arved suurema tõenäosusega ka õigel ajal makstud.

- arved luuakse automaatselt enne kuu lõppu e-kujul;

- tasumata arvete kohta saadetakse automaatselt meeldetuletusi;

- olemas on kliendi iseteenindusportaal, kus kliendid saavad vaadata oma arvete seisu. Sel juhul tülitavad nad finantsosakonna töötajaid oma küsimustega vähem, sest saavad ise vastuse.

Ostuarvete protsess

- üle 30% arvetest saadakse e-arvetena;

Hammeri sõnul on e-arvete käsitlemine kuus korda kiirem paberarvete käsitlemisest ja kolm korda kiirem PDF-arvetest.

- arvete elektrooniline kinnitusring;

- majanduskulude esitamise veebipõhine süsteem;

- ostutellimuste ja arvete automaatne võrdlus;

Hammeri sõnul võib vajadus elektroonilise kinnistusringi järele sellise lahenduse korral üldse ära langeda, sest ostu saabumise, koguse, hinna jms võrdlemine ostutellimusega on kinnituse eest, et kõik on korras.

- hankijate iseteenindusportaal.

Aruandlus

- kasutusel on võtmemõõdikud (KPI-d);

- olemas on pidevalt kättesaadav ärianalüütika portaal;

- Exceli kasutus on minimaalne;

- aruannete koostamine võtab alla 30% tööajast.

Loe näiteks taxify parima praktika kohta siit.

Autor: Villu Zirnask, Finantsjuhtimise Infoleht