Kuidas juurutada ressursikeskset majandusarvestust?

Ressursikeskse majandusarvestuse sisseviimise eeldus on ressursside kirjeldamine ja eesmärgiks olukord, kus igal ajahetkel on raamatupidamissüsteemis kulud kirjeldatud vähemalt kolme tunnusega:

- üksus – määrab antud kulu (ressursi) eest vastutaja;

- ressurss – määrab ressursi ehk selle, mis kulu tekkimise põhjustas;

- konto – määrab kulu kuuluvuse raamatupidamisaruandluses (kululiigi).

Oluline on see, et vähemalt need kolm tunnust peavad olema täidetud kõikide kulukannete puhul, mitte ainult valikuliselt. Võib ette tulla ka olukordi, kus tunnuseid peab olema rohkem, näiteks konsolideerimiseks või mingi spetsiifilise aruandluse jaoks, kuid alati kehtib põhimõte, et tunnus peab olema täidetud kõikide kirjete juures.

Sellise olukorra saavutamisel on meil kulukandeid võimalik summeerida eesmärgist lähtuvalt, st raamatupidajad summeerivad konto kaupa, ökonomistid (üksuse) ressursi ja konto kaupa ning üksuse juhid eelarve jälgimisel näiteks üksuse ja konto kaupa, kuid sõltumata eesmärgist on tegemist alati tervikuga.

Kuidas teha?

Laias laastus võib probleemi jagada kolmeks.

1. Teistest moodulitest tekkivad perioodilised kanded

Moodulitest, millest tekivad kulukanded pearaamatusse, on peamised põhivara ja personaliarvestus, sest nendes moodulites on kajastatud enamik ettevõtte olulisematest ressurssidest – inimesed, seadmed, pinnad, süsteemid jne.

Ressursside tuvastamise käigus on need loendid oluliseks sisendiks ja mõistlik on kohe ka arvestus nendes moodulites korrastada.

Mida me siis tegema peame? Meil ei ole tavaliselt vaja teha muud, kui lisada loendites igale kirjele ressursi (ka üksuse, kui seda ei ole juba eelnevalt tehtud) tunnus ning moodulist kannete tekkimise loogikas määrata kande tekkimise detailsuseks lisaks kontole ka (üksus) ja ressurss. Enamiku majandustarkvarade jaoks ei ole see tehniliselt probleem, vajadusel saate abi oma majandustarkvara partnerilt.

2. Kuluarvete alusel tekkivad kulukanded

Teine suur valdkond on kuluarvete alusel tekkivad kulukanded. Kuluarvete alusel tekkivate kulude korrektseks kirjendamiseks peab muutma arvete kinnitamise protseduuri, mis tavaliselt ühel või teisel kujul igas organisatsioonis juba ka olemas on.

Näide. Üks võimalik lahendus.

Protsess skeemina:

Sammud:

1. Kauba/ teenuse tellimine – kauba/teenuse tellib keegi, kellel seda mingi ressursi jaoks vaja on.

2. Kauba/teenuse tarnimine – tarnija osutab teenuse või tarnib kauba ja esitab selle kohta ka arve.

3. Arve registreerimine ja suunamine kinnitamiseks – tavaliselt saabuvad arved postiga ning sekretär registreerib need ja saadab kinnitamiseks asjaosalistele. Võimalik on ka see, et arved registreeritakse hoopis raamatupidamises (kohe majandustarkvaras), kuid see ei muuda asja olemust. Juhul, kui registreerimine ja dokumendiringlus toimivad paberkandjal, on mõistlik kohe registreerimisel lüüa arvele tempel.

4. Kulu põhjustanud ressursi määramine – kõige olulisem samm protsessis, sest kulu põhjustanud ressursi saab tõeselt määrata ainult see, kes teab, miks vastav kaup või teenus telliti, st millise ressursi jaoks seda vaja oli.

Kulu määraja täidab üksuse, ressursi ja summa väljad, enamikel juhtudel piirduvadki ühel arvel olevad kulud ühe ressursiga, kuid võib olla tegemist ka mitme ressursiga, näiteks koolitusarvete jms puhul. 'Konto' välja täitmine on vabatahtlik ja pigem vajalik ainult kindlates olukordades, kus tahetakse määrata väga selgelt kululiik ning see ei ole nii selgelt arvel kajastatud infost raamatupidajale mõistetav.

5. Arve kinnitamine – üksuse juht või mõni muu ülemus tavaliselt viseerib arve.

6. Konteerimine – lõpuks jõuab dokument raamatupidajani ja see kirjendatakse infosüsteemis. Raamatupidaja sisestab jaotusel märgitud üksuse ja ressursi lõikes summa ning määrab konto.

3. Materjaliarvestus

Materjaliarvestus mingeid muutuseid ei vaja kui kasutatakse materjalide ladustamist (laomooduleid), sest materjalide kohta käiva vajaliku info saame otse laoarvestusest  – materjalid on meil ka kulumudelis kirjeldatud materjalidena ja mingeid teisendusi tavaliselt teha ei ole vaja.

Tugi tegijatele

Protseduuri juurutamisel on oluline tagada kulude jaotajatele ja üksuste juhtidele tugi probleemide tekkimisel, sest mõiste ressurss ja selle sisu võib alguses segadust tekitada. Tavaliselt ei kesta probleemid kaua, sest tegemist on ressursside ja kuludega, millistega asjaosalised igapäevaselt koku puutuvad. Väga kasulik on ka uuel moel tekkinud kulukannete kättesaadavaks tegemine aruannete kujul, et seda infot oleks võimalik kasutada analüüsiks. Arusaama tekkimine sellest, et analüüsiks kasutatavad andmed on ainult nii head kui hästi on kulud tekkimisel jagatud aitab kaasa protseduuri kiirele juurdumisele.

Tööd tuleb juurde, kas me peame inimesi juurde võtma?

Ei pea, sest kuluarvete kinnitamise protseduur on meil juba eelnevalt olemas ja kulureale lisatav info ei suurenda ressursivajadust.

Kaua uue protseduuri juurdumine aega võtab?

Arvestada tuleb umbes ühe kvartaliga, et loksuks paika kõikide kulude jaotus, kvartal on tavaliselt periood, mille jooksul kõiki tüüpi kulud vähemalt korra läbi käivad ja seega peaks ka kõik probleemid välja tulema.

Kulu tekitajad / üksuste juhid ei ole nõus „lisatööd“ tegema.

Selle probleemi vastu on ainult üks rohi, muutusel peab olema piisavalt kõrgel juhtkonnas (juhatuses) toetaja, kes sellised abnormaalsed „demokraatia“ ilmingud suudab ära hoida.

Süvenenud teadmised tegevuspõhisest kuluarvestusest, toote- ja kliendikasumlikkusest ning sellest, kui olulised on need ettevõtte edukuse tagamiseks, saate 24. oktoobril toimuval koolitusel „Tegevuspõhine kuluarvestus ja planeerimine praktikas“.