G4Si eelarvemudel – pealtnäha keeruline süsteem aitab ennetada viimase minuti paanikat

G4S Eesti on osa suurest rahvusvahelisest kontsernist ja seega tuleb Paakspuu sõnul paratamatult arvestada, et eelarvestamise protsess on suhteliselt pikk. G4S tegutseb pea sajas riigis ja 2016. aastal oli kontserni aastakäive 7,8 miljardit eurot.

Eelarve koostamine algab Eesti ettevõttes suvel n-ö bottom-up meetodil ja lõpeb aasta lõpus Londonis, kui lepitakse kokku kogu G4Si globaalse kontserni järgmise aasta eelarve. Üldiselt on äriüksustel Paakspuu sõnul suhteliselt vabad käed oma eelarvete kokkupanekul. Ette antakse vaid väga üldised suunised Eesti juhtkonnalt ja Londoni peakontorist.

G4S Eesti kontserni eelarve tuleb kokku viiest juriidilisest isikust ja enam kui 120st tulu-kulu keskusest, mille tulusid ja kulusid nad väga detailselt eelarvestavad. „Usume, et nii on saavutatud tulemused läbipaistvamad ja arusaadavamad. Ehk meil on selgem ülevaade oma ettevõtte rahaasjadest. Samuti aitab see ebaefektiivsuse paremini välja sõeluda ning leida kiiremini üles ebavajalikud kulutused,“ selgitas Paakspuu.

Kõikidel juhtidel on Paakspuu sõnul piisavalt detailne mõistmine oma üksuse tulemist ja selle abil suudavad nad paremini oma planeeritud tulemused realiseerida. Kuna G4S Eesti kontsernis on väga erineva loomuga ärid (mehitatud valve, tehniline valve, turvatehnika paigaldus, sularahavedu ja -käitlemine, parkimine jne), siis toob täiendavat keerukust protsessi nii erinev ärispetsiifika kui ka suur määramatus.

„Näiteks on paras väljakutse prognoosida mahukaid nõrkvoolu paigaldusprojekte, mille hangete toimumisest me täna veel isegi teadlikud ei ole, või uusi, viis aastat kehtima hakkavaid mehitatud valve lepinguid, mille lõplik tulemus selgub alles hanke lõppedes. Summad on suured ning erinevused eelarvestatud ja tegelike tulemuste vahel on seetõttu lihtsad tekkima. Aastaeesmärgid tuleb sellest hoolimata täita,“ rääkis Paakspuu.

Prognoosimine maandab riske

Neli kuni viis korda aastas täpsustavad nad Paakspuu sõnul oma eelarvet prognoosidega, et mõista, kus nad oma püstitatud eesmärkide täitmises parasjagu on. See aitab tuvastada ka probleemkohad ja vajadusel saab siis eelarvet korrigeerida, et eesmärgid täita.

„Nii on meil alati selge ülevaade kui lähedal me oma eesmärkide saavutamisele oleme. Ja kui on märke sellest, et me ei pruugi kokkulepitud tulemust tuua, siis tänu detailsele vaatele suudame oma eelarve prognoosid kiirelt ümber teha ja hinnata uuesti oma suutlikkust aastaeesmärke saavutada,“ selgitas Paakspuu. Sellega väldivad nad viimase hetke rabelemisi – ootamatuid hinnatõuse ja kiireid kulude kärpimisi. „Prognoosimine aitab meil olla proaktiivne ja ennetada tulekahjude kustutamist,“ lisas Paakspuu.

Sellise eelarvemudeliga on nad Paakspuu sõnul suutnud vajalikud pusletükid kokku viia ja nii on viimaste aastate jooksul G4S Eesti kontsernile esitatud eelarvestatud eesmärgid täidetud ilma suuremate hälveteta.

G4S Eesti kasutab majandustarkvara Qlikview. Selle abil saavad juhid Paakspuu sõnul iga päev paari klikiga väga hea ülevaate ettevõtte, ärisegmendi, üksuse või osakonna tegelikest ja eelarvestatud tulemustest. Seda süsteemi kasutab regulaarselt 60 juhti. Ka juhtkonna koosolekutel käib äritulemuste ülevaatamine otse QlikViews. Nii näevad kõik osapooled alati täpselt ühesuguseid numbreid ja küsimuste tekkimisel on võimalik kohe detailsemast vaatest vastus saada, ilma et peaks analüütikutelt täiendavaid analüüse ootama.

Ideoloogilisel tasandil on G4S Eesti Paakspuu sõnul oma mudeliga rahul, küll aga saaksid nad seda rohkem automatiseerida, viies eelarvestamise mudeli täies mahus QlikViewsse üle. „Kui teised hetkel kriitilised investeeringud saavad tehtud, siis saame uuesti mõelda ka eelarvestamise automatiseerimise projekti peale,“ lisas Paakspuu.

Kohanduv eelarvestamine

Sellest aga, kuidas juhtida ettevõtet eelarvet koostamata, saab kuulda septembris toimuval praktilisel koolitusel. Selleks toome Norrast kohale beyond budgeting'i juhtiva eksperdi Bjarte Bogsnesi.

Koolitus on mõeldud ettevõtetele, kes tahavad viia oma juhtimismudeli vastavusse kohanduva eelarvestamise põhimõtetega, et muutuda kiiremaks, panidlikumaks ja inimlikumaks ning seeläbi saada parem konkurentsieelis Eesti turul.

Registreeri koolitusele SIIN.