Juba juulist riigiametid PDF-arveid enam mitte üheltki firmalt vastu ei võta

Raamatupidamist ei tee keegi enam paberil, kõik on digitaalne. Miks siis arveid ikka endiselt prinditakse, kommenteeris Fiteki juht Mait Sooaru.

Tema sõnul kulub keskmiselt ühe PDF-arvega tegelemiseks igas ettevõttes aega 30 minutit. „See on väga paljude inimeste raisatud tööaeg,“ ütles Sooaru. Kui korrutada näiteks 300 arve käsitlemine, mis on ühe keskmise ettevõtte arvete igakuine hulk, 30 minutiga, siis on see terve kuu aja töö ühel inimesel ainult arvetega tegelemiseks. „Masinarve loeb süsteem ära 5 minutiga,“ lisas ta.

Suurem osa arvete käsitlemisega seotud kulust on Sooaru sõnul arvete vastuvõtja poolel, väiksem saatjate poolel. PDF-arvet võib pidada analoogseks paberarvele, mõlema eelmainitu menetlemiskulu vastuvõtja poolel on ca 30 minutit. Kasutades e-arve lahendust võtab sama protsess aega 6x vähem ehk 5 minutit. See aeg hõlmab endas tegevusi ümbriku avamisest, kinnitusringist ja arhiveerimiseni. Siinkohal on oluline ikka ja jälle üle toonitada, et e-arve on masinloetav e-arve, mitte e-mailiga saadetud PDF-arve.

„Raamatupidajad tööst ilma siiski ei jää, kuna konteerimisele kuluv aeg on mõlemal juhul sama. Konteerimine on sisuline töö, mille puhul keegi peab määrama või otsustama, kas arvel olevad banaanid osteti müügiks, klientidele pakkumiseks või töötajatele tervislikuks ampsuks,” lisas ta.

Juba tänavu mais jõustub Euroopa Liidu direktiiv, mille kohaselt avalik sektor ei saa enam keelduda e-arve vastuvõtmisest (Direktiiv 2014/55/EU). Sellest järgmise sammu astub Eesti riik 1. juulil 2019, kui jõustub raamatupidamise seaduse muutmise seadus 795SE, mille kohaselt saab Eesti avalikule sektorile saab saata ainult e-arveid. See tähendab, et kui soovid riigile tarnida, pead omama võimekust saata e-arveid, kuna ei PDF- ega paberarveid riigiasutused enam vastu ei võta.

Hetkel pakuvad e-arveid Fitek, Omniva, Telema, Arved.ee ja e-arveldaja. Muretsemiseks siiski põhjust ei ole, kuna erinevad teenusepakkujad suhtlevad omavahel. Arve saatja ja vastuvõtja ei pea olema ühe teenusepakkuja kliendid. Ühendus toimib kõigi eelnimetatute vahel. Loodud on lihtsad ja ka tasuta võimalused e-arvete saatmiseks. Kõigile.

Euroopas e-arvete platvormiga PEPPOL on liitunud üle 170 e-arve operaatori. Tänaseks on masintöödeldavaid arveid võimalik saata ja vastu võtta riikidest üle maailma, sh Aasiast.

E-arved säästavad aega ja raha ja annavad ka võimaluse arveid kiiremini välja saata. Nii Arved.ee kui ka Omniva kodulehel saab väikefirma esindaja kasutada rakendust, mis genereerib masinloetava e-arve.