E-arve – sundus või võimalus?

Tresoor Tarkvara OÜ infosüsteemide projekteerija, majandusmagister Tiiu Lumberg ja Sander Aasna, Omniva infoäri valdkonna juht, märgivad, et automaatsete lahenduste loomiseks on ka palju teisi põhjuseid. Efektiivsuse kasvatamine, käsitööga tekkivate kvaliteediprobleemide lahendamine ja toodete tarnekiiruse tagamine on vaid mõned asjad, mis ettevõtte käekäiku mõjutavad. Ka finantsanalüüs ja arvete haldus moodustavad arvestatava osa ettevõtete igapäevatööst ning suuremal või vähemal määral on kõik töötajad selle protsessi osa.

Eestis kui e-riigis moodustavad PDF-arved täna veel enamuse kõikidest arvetest, ometigi ei ole see juba ammu kõige efektiivsem lahendus ja näiteks Soomes algas e-arvete võidukäik juba 10 aastat tagasi.

Mis on e-arve?

E-arve on XML-vormingus dokument, mis liigub elektroonilises keskkonnas tarkvarasüsteemide vahel ja seda ei ole vaja pärast loomist uuesti käsitsi sisestada. Süsteem suudab lugeda arve infot ehk e-arve on masinloetav.

E-arvet saab edastada niinimetatud lühivormingus, kus arvel on kõige esmasemad andmed, aga ka täisvormingus, kus edastatakse ka arve ridade info (artiklid, hinnad, kogused jm). Sisukad arveread annavad koostööpartneritele võimaluse edastada omavahel finantsanalüüsiks olulist infot.

Kuidas see töötab?

Parima efektiivsuse saavutamiseks on muidugi tark otsus nii ise e-arveid saata kui ka koostööpartneritelt e-arveid küsida, seda enam, et e-arved liiguvad läbi operaatori majandustarkvarade vahel automaatselt. Enamus majandustarkvarasid omavad liidest e-arvete operaatoritega.

Kui arved tulevad erineval kujul, näiteks nii paberil kui ka e-arvena, siis tasub otsida majandustarkvara, mis nii paber- kui ka PDF-arved e-arve kujule viiks.

Tresoori majandustarkvara koostöös Omniva arvekeskusega pakuvad lahendust, kus tarkvara saadab müügiarved välja paber-, pdf-või e-arve kujul vastavalt koostööpartneri eelistustele.

Kui ostuarve ei saabu e-arvena, saab majandustarkvara kasutaja „tõsta“ e-kirjaga saabunud PDF-kujul arve majandustarkvarasse, kus see läheb digiteerimisele. Arveid digiteeritakse automaattuvastustarkvaraga, mille abil on andmete tuvastus kiire ja kvaliteetne.

Kokkuvõttes tähendab see, et ettevõte suhtleb e-arvete teemal ühe koostööpartneriga, lahendus toimib nii, et ettevõttel pole muret, millises vormingus ostuarve talle saabub.

Kas kõik e-arved on samas formaadis?

Euroopa Liidu visioon on, et aastaks 2020 arveldatakse liidus peamiselt masinloetavate e-arvete abil. Nii on välja antud Euroopa Parlamendi ja Euroopa Nõukogu direktiiv nr 2014/55/EL, mis näeb ette e-arvete kasutamise kohustuslikuks tegemist riigihangetes hiljemalt 2018. aasta lõpuks.

Selle elluviimiseks ning ka piiriülese e-arvelduse soodustamiseks on Euroopa Komisjonil tänaseks välja töötatud ühtsed e-arve standardid, mille toetamine on ka pärast direktiivi jõustumist puudutavatele osapooltele kohustuslikud. Euroopa Liidu ülesed formaadid on märkimisväärselt laiapõhjalisemad kui tänane Eesti e-arve formaat, mis annab laiemad võimalused.

Omniva on e-arve operaatorina alustanud Euroopa Liidu formaatide toe ning konverterite loomisega, et lõpp-kliendil ja majandustarkvaral ei oleks vaja hakata ise formaatide tuge looma. Oluline on see, et formaat võimaldab piiriüleselt e-arveldada ja oluliselt rohkem andmeid e-arvetes kajastada.

Uute e-arvete süsteemiga liitumine. Kes peab ja kes võib?

Detsembris 2016 vastu võetud raamatupidamise seaduses on öeldud, et avalikule sektorile võib peale e-arve esitada arveid ka muus formaadis (näiteks saata PDF-failina elektrooniliselt või paberkandjal). Soovi korral on ettevõtjal võimalus esitada ka e-arve. Tänavu 1. märtsist on avalikul sektoril kohustus masinloetavaid arveid vastu võtta ja alates 2017. aasta 1. juulist peab ettevõtja avaliku sektori asutusele e-arveid saates jälgima, et need vastaksid Eesti või Euroopa Liidu ettenähtud standardile.

2018. aasta sügisest tekib ettevõtjatel olukord, kus neile võidakse saata e-arveid Euroopa Liidu uues ehk UBL-vormingus (UBL – Universal Business Language). Valmidus uues vormingus e-arvete vastuvõtmiseks peab meie ettevõtjatel olema olemas alates 27. novembrist 2018.

Neli põhjust, miks e-arve on ettevõtjale kasulik

1. E-arved annavad olulise ajavõidu

PDF-arved liiguvad küll digikujul, ent raamatupidaja peab arveread käsitsi majandustarkvarasse sisestama – seevastu e-arved liiguvad otse süsteemi. Kui arved liiguvad partnerite vahel kiiremini, saab näiteks maksetäheaegu lühemaks muuta või tarneahelat kiirendada.

2. Töötajatel vabaneb aega ja nad saavad tegeleda sisukamate asjadega

Kuna e-arved liiguvad kiirelt tarkvarasüsteemi, saavad ettevõtte töötajad vaid mõne klikiga arveid kinnitada ja seda ka nutitelefonist ja ükskõik kus viibides. Digiarhiivist on kõik arved kiirelt leitavad, seega jääb ära nende otsimine kaustikutest ja digikaustadest.

3. Rohkem andmeid finantsanalüüsiks annab võimaluse teha targemaid otsuseid

Täisvormingus e-arveid saates saab ettevõtja olulist infot finantsanalüüsiks ja omab jooksvalt head kontrolli ettevõtte käekäigu üle.

4. Andmete kiirem ajakohasus

Küllap on tuttav olukord, kus näiteks ettevõtte eelmise töökuu info pole täielik, sest kõik arved „pole veel saabunud“ või „pole veel sisse kantud“. E-arvete sujuv lahendus lõikab lühikeseks selle viivituse ja võimaldab otsustajale kiiremat reageerimist.

Autor: Sander Aasna, Omniva Arvekeskus Tiiu Lumberg, Tresoor Tarkvara OÜ